北京印刷学院采购管理办法
第一章 总则
第一条
为进一步规范学校采购工作，提高采购的质量和效益，维护学校的公共利益，保护采购人的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施细则》、《政府采购货物和服务招投标管理办法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）《北京市建设工程施工招标投标实施办法》等国家和北京市相关法律法规，依照《北京印刷学院关于进一步严肃财经纪律、加强财务管理的意见》（印党院发〔2016〕18号），制定本办法。
第二条
本办法所称"采购"，指以合同方式有偿取得各类货物、工程和相关服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用、加工、建造等。
本办法所称"货物"，指各种形态和种类的物品，包括设备、零配件、家具、定制加工品、试剂药品、材料及低值易耗品、图书（教材、电子出版物）、软件、数据库等。
本办法所称"工程"，指建筑物和构筑物的新建、扩建、改造、装修、拆除、修缮等。
本办法所称"服务"，指法律咨询、勘察、设计、咨询、监理、会议、展览展示、印刷、安保、物业、审计、知识产权代理、车辆租赁、车辆维修保养、餐饮、教职工福利等货物和工程以外的其他采购对象。
第三条
适用范围：本办法适用于购买产权属于学校的货物、学校出包的工程和通过购买、管理费收取等方式取得的服务。
第四条
纳入本办法所规定采购范围的项目，不论资金来源，学校均严格按照国家及北京市政府采购相关法律法规组织实施。坚持政府采购，应采尽采，且优先采购国产产品和服务。但有下列情形之一的除外：
(
一)需要采购的货物、工程或者服务在中国境内无法获取或者无法以合理的商业条件获取的；
(
二)为在中国境外使用而进行采购的；
财政专项项目严格按照批复的预算及采购方式采购；非财政专项项目采购人应确保采购项目的资金已经落实。
第五条
依照本办法应当进行招标、协议供货、定点服务的项目，任何单位和个人不得化整为零或以其他任何方式规避。
第六条
采购遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。
第七条
使用单位可根据实际使用需求及市场调研情况提出采购建议。任何单位和个人不得阻挠和限制供应商参加采购活动或以其他方式非法干涉采购活动。原则上不得指定货物品牌、服务供应商。
第八条
采购严格实行回避制度。评标委员会成员及相关工作人员与供应商有利害关系的，必须回避相关采购活动。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。相关人员包括招标采购中评标委员会的组成人员，竞争性谈判采购中谈判小组的组成人员，询价采购中询价小组的组成人员等。
第九条
凡依据本办法采购货物、工程和服务的项目，均需填写《北京印刷学院采购项目事前监督联审表》（见附表），并报纪检监察处和审计处备存。
第十条
为提高采购质量和效益，对通用设备、办公设备、办公用品及耗材，采购人应加强采购计划管理，由部门办公室定期汇总，压缩采购批次，集中执行采购计划。
第二章 管理机构
第十一条
依照《北京印刷学院国有资产管理办法》，学校国有资产管理工作领导小组（以下简称"
领导小组"）对
全校采购工作实施统筹推进和督导落实，其具体职责是：
（一）依据国家法律法规，审议学校采购规章制度；
（二）讨论决定学校采购工作中的重大事项；
（三）讨论、审定重大项目的采购工作；
（四）审定因特殊情况无法实施招标的重大项目，其供应商或施工单位的选取方式。依据学校"三重一大" 有关规章制度和程序，须报校长办公会、党委常委会审批的，待批复后方可执行；
（五）否决违反法律法规及本办法的中标结果；
（六）对违反法律法规及本办法的单位和责任人提出处理意见。
第十二条
领导小组下设办公室，
办公室作为常设性工作机构，设在国有资产管理处。办公室主任由国有资产管理处处长兼任，负责处理领导小组的日常工作
，主要职责是：
（一）制定完善学校货物和服务采购相关规章制度，并组织实施；
（二）负责组织委托外贸代理机构办理进口产品的减免税业务；
（三）负责政府采购进口产品的备案；
（四）组织委托招标代理机构采购、校内采购活动；
（五）编制货物和服务采购文件的示范文本；
（六）督促招标代理机构依法合规地履行代理业务；
（七）负责办理政府采购方式变更手续；
（八）负责货物和服务采购合同的审核、签订与用章；
（九）受理在采购活动过程中发生的质疑。
第十三条
纪检监察处负责学校采购活动监督检查工作，主要职责是：
（一）监督检查有关政府采购法律、行政法规和学校规章制度的执行情况；
（二）监督检查评标委员会（谈判小组、询价小组）成员的确定方式及履行职责情况；
（三）对采购过程中由于违规行为造成的不合理结果依法行使否决权；
（四）受理对采购活动中问题的投诉或举报，查处各类违法违规问题。
第十四条
审计处负责采购的全过程审计，主要职责是：
（一）参与校内采购的评审；
（二）审计合同的签订与执行；
（三）审计采购货物、在建工程、服务的验收、入库；
（四）审计采购货物和服务的使用绩效。
第三章 采购范围、限额标准与采购方式
第十五条
采购的范围：
（一）政府采购集中采购目录内的货物和服务；
（二）政府采购集中采购目录外的货物和服务；
（三）工程。
第十六条
政府采购集中采购目录内的货物和服务
（一）限额标准以上的，由办公室委托北京市政府采购中心实施采购，包括批量集中采购、公开招标等；
（二）限额标准以下的，由办公室组织进行协议采购，具体限额标准以当年《北京市政府采购集中采购目录及标准》为准。部分5万元（含）以下的配件耗材，如U盘、移动硬盘、录音笔、硒鼓、墨盒、计算机配件等，由使用单位在经学校招标遴选的协议采购供货商范围内自行采购。
第十七条
政府集中采购目录外的货物、工程和服务
（一）政府采购。由办公室委托采购代理机构实施采购，采购方式一般为公开招标。特殊情况，需采取竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的，须按照国家、北京市有关规定执行。其限额标准为：
50
万元（含）以上的货物和服务；
100
万元（含）以上的工程。
（二）委托采购。由办公室委托采购代理机构实施采购，采购方式一般为公开招标。特殊情况，在符合政府采购法相关规定的前提下，经领导小组批准，可由学校自行组织，采用邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源采购及询价等方式。其限额标准为：
20
万元（含）～50万元（不含）的货物和服务；
30
万元（含）～100万元（不含）的工程。
（三）学校采购。由学校组织采购，采购方式一般为公开招标。特殊情况，可采用邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源采购、询价或授权部门采购等方式。其限额标准为：
10
万元(不含)～20万元（不含）的货物；
10
万元（不含）～30万元（不含）的工程；
10
万元（不含）以上的服务。在限额标准范围内的项目，因特殊情况确需由各二级单位采购的，由办公室报领导小组同意后，下达"采购授权书"，授权使用单位实施部门采购。
（四）部门采购。由采购人（单位）自行组织采购，可采用邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源采购及询价等方式。其限额标准为：
10
万元（含）以下的货物；
10
万元（含）以下的工程；
10
万元（含）以下的服务。
第十八条
根据国家、北京市进一步完善财政科研项目和经费管理的政策，集中采购招标入围的科研仪器设备不能满足科研用途需要的，可采取委托采购、学校采购或部门采购。适用于委托采购、学校采购的，根据项目负责人书面申请并经二级单位批准，可相应调整为学校采购、部门采购。科研仪器设备的判断，原则上应为使用财政科研经费的项目，须由项目负责人申请、科研处确定。
第四章 采购程序
第十九条
确定采购需求
学校确定各级各类采购需求须符合《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库[2016]205号）的有关要求，科学合理编制有关采购文件及合同，内容真实、准确、细化，并存档备查可追溯。
第二十条
政府采购协议供货及定点服务的采购程序
（一）采购申请：为保证采购的顺利实施，采购人（项目负责人）应当在项目预算批复30个自然日内，会同业务归口部门向办公室提出采购申请并提交全部相关资料（采购需求表/协议采购商品信息登记表、采购进口产品论证等），采购需求应当合规、完整、明确，并按照协议采购流程规定在采购申请阶段与财务确认项目的预算金额与采购内容。
（二）采购的审定：办公室根据项目批复预算、"北京市政府采购协议供货和定点服务综合查询平台"即时信息，审定采购需求清单，确定采购方式。一般采购方式为三家询价或直接议价。
（三）签订采购合同：办公室依据询价议价情况，确定协议采购供货商（服务商），签订协议供货（定点服务）采购合同。
（四）二级单位自行采购的：5万元（含）以下的配件耗材，二级单位应按照学校协议采购规定与流程，确认采购预算与采购内容后，在学校协议采购供货商（服务商）范围内选取供货商（服务商）进行采购。一般采购方式为电商平台下单或直接电话下单，签订协议采购合同。
第二十一条
政府采购和委托采购的程序
（一）采购申请：为保证采购的顺利实施，采购人（项目负责人）应当在项目预算批复30个自然日内，会同业务归口部门向办公室提出采购申请并提交全部相关资料（含采购具体参数、采购进口产品论证等）；办公室根据项目批复情况及采购具体需求，委托采购代理机构实施采购。
（二）采购参数论证及编制采购文件：由采购代理机构委托相关专家对采购参数及需求进行论证，并将修改意见反馈给采购人（项目负责人），对参数进行二次修改，之后由采购人和采购代理机构共同编制采购文件。
（三）发布采购公告：办公室审核后，由采购代理机构在法定媒体上发布公告。
（四）组织采购：采购代理机构按照国家法定采购程序进行采购。
（五）中标结果公示：经办公室批准，由采购代理机构在法定媒体上公示。
（六）签订采购合同：中标结果公示期满无异议，自中标通知书发出之日起30个自然日内，办公室和采购人按照采购文件和中标供应商投标文件的约定，与中标供应商签订采购合同。
（七）合同公示：自合同签订之日起2个工作日内，由办公室委托采购代理机构在法定媒体上进行合同公示。
第二十二条
学校采购的程序
（一）采购申请：为保证采购的顺利实施，采购人（项目负责人）应当在项目预算批复30个自然日内，会同业务归口部门向办公室提出采购申请并提交全部相关资料；办公室根据项目批复情况及采购具体需求，组织实施学校采购，采购方式一般为公开招标。
（二）编制采购文件：根据采购项目的特点，采购人提供明确的采购参数和相关需求，由采购人和办公室共同编制采购文件。
（三）发布采购公告：公开招标的项目，由办公室在学校网站上发布公告。
（四）组织采购：学校成立项目采购小组，采购小组由3名及以上专家组成（含业务归口负责人），按照学校采购程序进行采购。
（五）中标结果公示：公开招标的项目，由办公室在学校网站上公示，公示期不少于3个工作日。
（六）签订采购合同：公开招标的项目，中标结果公示期满无异议，自中标通知书发出之日起30个自然日内，办公室和采购人按照采购文件和中标供应商投标文件的约定，与中标供应商签订书面采购合同。
第二十三条
部门采购的程序
（一）成立采购小组：采购小组须由3名及以上在职教职工组成（含项目负责人），组长为二级单位党（政）负责人。
（二）确定供应商：参与采购活动的潜在供应商原则上不得少于3家。
（三）采购活动：可采用邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源采购及询价等方式组织采购。
（四）确定成交供应商：采购小组依据供应商提交的响应文件和最后报价，进行综合评定，确定成交供应商。
（五）签订采购合同：由采购人按照谈判文件和成交供应商响应文件的约定，与成交供应商签订书面采购合同。采购人将采购合同及采购相关过程资料（"部门采购过程记录表"及"三方报价"）交办公室备案，采购合同使用学校统一模板，合同盖章流程按照学校相关规定执行。
第二十四条
凡采购金额达到《北京印刷学院党政领导班子"三重一大"决策制度实施办法》有关规定的，必须履行相应程序后方可执行。
第二十五条
在招标采购中，出现下列情形之一的，应予废标：
(
一)符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的；
(
二)出现影响采购公正的违法、违规行为；
(
三)投标人的报价均超过采购预算，采购人不能支付的；
(
四)因重大变故，采购任务取消的。
废标后，采购人应当将废标理由通知所有投标人。废标后，除采购任务取消情形外，应当重新组织招标。
第二十六条
履约验收
（一）履约验收的组织。依照《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库[2016]205号）的有关要求执行。所有采购项目均应进行履约验收。部门采购的项目由部门组织验收。政府采购、委托采购、学校采购的项目，实行部门与学校两级验收，分别由部门采购小组、国有资产管理处组织。对于采购人与使用人分离的采购项目，应当邀请实际使用人参与验收。
（二）履约验收的实施。学校、部门成立验收小组，以合同、招（投）标文件、说明书、装箱单等内容为依据，对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。验收结束后出具验收书，列明各项验收情况和总体评价，由验收双方共同签署。验收的各项资料存档备查。
单台设备达到政府采购额度且技术复杂的货物类项目，应包含出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节；服务类项目，可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核，结合考核情况和服务效果进行验收；工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。
（三）履约验收的责任。验收合格的项目，应当及时办理资产入库、支付手续。验收不合格的项目，应当依法及时处理。供应商在履约过程中有违法违规情形的，应当及时报告上级财政部门。
第五章 采购合同
第二十七条
合同内容。合同必须采取书面形式，条款明确、具体，文字表达严谨。合同必须具备以下基本要素：
(
一)合同各方名称、住所和联系方式；
(
二)
标的全称、价款；
(
三)
标的数量、品牌及规格型号；
(
四)
品质和技术要求；
(
五)
履约期限、地点；
(
六)
验收标准和方式；
(
七)
付款方式；
(
八)
售后服务及其它优惠条款；
(
九)
违约责任和解决争议的方法等。
第二十八条
合同附件。原则上合同需附有以下附件：
(
一)
中标通知书（以招标采购形式取得货物及相关服务的合同）；
(
二)
货物配置清单或服务项目内容；
(
三)
售后服务承诺；
(
四)
其他需说明的材料。
第二十九条
合同的签订。国有资产管理处是货物和服务采购合同的管理责任部门，负责合同审核、签订等管理工作。具体要求如下：
(
一)
合同盖章：合同签字页应加盖"北京印刷学院采购合同专用章"，各页加盖骑缝章。该专用章由国有资产管理处采购科专人负责保管。
(
二)
合同签字：合同签订需由双方授权代表手签字，并签署日期。合同涉及签字人及顺序为：合同最终用户、合同审核人、授权代表。
其中，招标采购合同的甲方授权代表由国有资产管理处处长签订；非招标采购合同的甲方授权代表由项目负责人签订。
(
三)
合同份数：签订的合同均要求为原件。
1.
非招标采购合同：4份（学校国有资产管理处、计财处、合同最终用户、供应商各1份）；
2.
招标采购合同：国产仪器设备合同5份（除上述4份，加送招标代理公司1份），进口仪器设备合同6份（除上述5份，加送外贸代理公司1份）。
(
四)
合同公示：招标采购合同应在签订合同后2个工作日内，在国家指定媒体上予以公示。
(
五)
合同存档：合同签订完成后，国有资产管理处负责分项目和经费来源进行存档备查，保存年限应不少于15年。
第三十条
合同款项的支付。验收合格后，持合同原件、发票、验收或入库证明等资料，严格按照合同约定的付款方式履行支付手续。其中，使用专项资金实施招标采购、协议采购的合同由国有资产管理处统一组织履行支付手续，其余合同均由合同最终用户自行履行支付手续。
第三十一条
合同的变更。原则上不允许变更采购合同内容。如确需变更，应由合同最终用户并使用单位或项目负责人共同提交申请，阐明变更的原因、内容等，经领导小组审批通过后方可执行。
合同的变更必须在双方协商一致的基础上，签订补充协议，补充协议与原合同均具有法律效力。凡未经审批擅自进行合同变更的，国有资产管理处不予加盖合同专用章。
第六章 采购档案管理
第三十二条
政府采购档案由国有资产管理处设定兼（专）职人员负责管理。包括档案的整理、立卷、归档、保存和管理工作，对项目资料的真实性、完整性、有效性负责。
第三十三条
政府采购档案包括的基本资料有：
(
一)
项目批复文件、采购项目明细单；
(
二)
委托代理协议（含招标采购代理协议、外贸代理协议）；
(
三)
项目负责人技术需求资料；
(
四)
政府采购进口产品备案资料；
(
五)
招标文件（或谈判文件）；
(
六)
中标供应商投标文件；
(
七)
项目采购过程文件。包含以下内容：
1.
招标文件论证意见；
2.
国有资产管理处对招标文件的确认资料；
3.
招标公告（附打印的网页）；
4.
招标文件发售/下载记录；
5.
招标文件补充文件或澄清文件，供货商收到补充或澄清文件的确认资料；
6.
评标委员会组建资料（含北京市评标专家库专家抽取登记表、北京市评标专家库专家抽取结果通知单、招标代理机构受理项目的截图）；
7.
投标记录表；
8.
非招标采购方式申请及批复函；
9.
评标过程文件，含开标和唱标记录表、评委签到表、评委对评标纪律承诺资料、评标过程中中标供应商的澄清文件、评委个人打分表和评分汇总表等（或谈判过程文件，含谈判记录、谈判过程中的变更文件等）；
10.
评标报告（或评审报告）；
11.
采购人对评标结果（或成交结果）的确认文件；
12.
中标结果公告（或成交结果公告）；
13.
中标通知书；
14.
供应商质疑材料、处理过程记录及答复；
15.
供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定书；
(
八)
政府采购合同；
(
九)
验收报告；
(
十)
其他有关重要文件。
第三十四条
档案的日常管理。主要包括整理、编目归档及借阅工作。：
(
一)
整理
1.
采购操作过程中形成的文件和资料是否齐全；
2.
项目资料是否重复、遗漏或相互矛盾；
3.
其它不符合档案完整性、真实性的情况是否存在，如有不符合要求的应尽快补齐相应资料。
(
二)
编目归档。
1.
按第三十条规定的基本资料及编码顺序，将活页部分装订成册，并将编页码写在封皮目录里，与其他订本式成册资料（不再加档案皮装订）按下列顺序装入档案盒内：活页卷、订本式合同书、招标文件、中标（成交）供应商投标文件；
2.
档案盒正面及侧面（侧面可略简写）用隶书字体标明采购项目全称、类别、采购编号、本项目总卷数、第卷、本年度总卷数、第卷、各卷内容全称，详见外皮式样；
3.
年末编制采购档案目录，要按项目类别及编号顺序或大宗专项采购项目进行组卷，注好存放位置，保证存放标识清晰有效。
(
三)
借阅，因工作需要借阅档案的，要办理详细登记手续，防止涂改、拆封、调换、遗失、损坏等情况发生。借阅要约定时限，借阅期间，借阅人对所借档案的安全性、完整性负责。
第三十五条
档案的保管和销毁
(
一)
档案保管要注意保证档案存放场所的清洁卫生，采取有效措施做好防虫，防湿、防火、防盗和保密工作。
(
二)
政府采购档案保管期限为15年。
(
三)
保管期满的政府采购项目档案，要按规定程序销毁：
1.
制定档案销毁清单及销毁意见并登记造册；
2.
销毁意见经审批后，上报同级政府采购监管部门批准；
3.
销毁政府采购档案时要由相关部门派人监销；
4.
监销人在政府采购档案销毁前，要认证核对、清点销毁的项目档案；销毁后要在销毁清册上签名。
第七章 质疑投诉
第三十六条
委托招标代理机构实施采购，供应商对采购活动事项有疑问的，或认为采购文件、采购过程和中标（成交）结果使自己的权益受到损害的，可根据法定程序向招标代理机构或学校国有资产管理处提出询问或质疑；答复不满意或未在规定时间内做出答复的，供应商可在法定期限内向北京市财政局提出投诉。
第三十七条
校内谈判实施采购，供应商对谈判结果有疑问的，或认为谈判过程有失公平的，可以向国有资产管理处提出书面异议，国有资产管理处在收到供应商的书面异议后3个工作日内做出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密；答复不满意或未在规定的时间内做出答复的，供应商可以在答复期满后3个工作日内向学校纪检监察处提出投诉。
第三十八条
项目负责人或用户老师对采购过程、采购结果持有不同意见的，可及时向国有资产管理处提出书面异议，国有资产管理处收到异议材料后在3个工作日内做出答复，对答复不满意的，可继续向学校纪检监察处提出申诉。
第八章 附则
第三十九条
本办法未尽事项，政府采购法律、行政法规有规定的，从其规定。
第四十条
学校所属的独立法人利用自有（自筹）资金采购本办法中所列举的货物、工程和服务，可参照本办法执行。
第四十一条
本办法自颁布之日起施行，《关于印发《北京印刷学院固定资产管理文件汇编》的通知》（印院发2006[87]）中的《北京印刷学院物资设备采购、验收管理办法》、《北京印刷学院采购招标投标管理办法》即行废止。
第四十二条
本办法由国有资产管理处负责解释。
